De “track changes”-functie in Word is briljant. Echt. Het is één van die dingen die je als jurist het gevoel geeft dat je controle hebt over de wereld. Je ziet precies wat er verandert. Je ziet wie wat heeft aangepast. Je kunt terug naar eerdere versies. Het is fantastisch.

En toch… en toch gebeurt er iets wat ik iedere week weer zie, en wat mij oprecht frustreert: mensen gebruiken “track changes”, maar dan wel op een manier die eigenlijk zegt: “ik heb geen zin in jouw input.”

Hoe dan?

Ik krijg een Word document met een contract voorstel. Ik doe mijn edits met “track changes” en op diverse plekken voeg ik een comment toe. Ik stuur het resulterende Word-document terug. SO dar so good. Maar vervolgens krijg ik twee documenten terug: Een nieuwe “schone” versie, zonder track changes. En een DIFF-pdf.

Prima, denk je. Totdat je die DIFF opent en je merkt dat het alleen de wijzigingen laat zien ten opzichte van het document voor mijn edits. Dus: mijn edits worden wél weggehaald, maar niet getoond in de DIFF. Ze zijn simpelweg uit de geschiedenis verwijderd alsof ze nooit hebben bestaan. En dus ook niet in de nieuwe schone versie.

Wat betekent dat in de praktijk?

Ik moet niet twee, maar drie documenten openen om te begrijpen wat er gebeurt. Of nog beter: ik moet een compare van drie documenten doen. Dat is niet onoverkomelijk, maar het is wel onnodig. En het is vooral onbeleefd.

Want laten we eerlijk zijn: ik maak die edits niet voor niets. Ik heb er een reden voor. Als jij het er niet mee eens bent, dan zeg je dat. Je reageert inhoudelijk. Je laat zien waarom je het anders ziet. Je discussieert. Je verwijdert het niet stiekem. Dit is het digitale equivalent van: “ik heb jouw mening gezien, maar ik ga er niet op reageren. Ik gooi het gewoon weg.”

En dat is niet alleen onbeleefd. Het maakt ook achterdochtig. Het zet je aan het denken: waarom wil je mijn edits niet becommentariëren? Waarom wil je het niet openlijk bespreken? Wat probeer je te verbergen?

Ik heb liever dat iemand zegt: “Dat vind ik onhandig want …, dus dat willen we niet.” Of: “Dat is niet onze bedoeling.” Of: “Daar hebben we een andere interpretatie van.” Maar dan wel in de openbaarheid, niet door een edit gewoon te laten verdwijnen.

Dus laten we dit voortaan anders doen. Gebruik Word zoals het bedoeld is: “track changes” aan, en reageer op elke edit en elke comment. Niet met een stille verwijdering, maar met een duidelijke, inhoudelijke reactie.

Dan kunnen we tenminste met elkaar werken. En niet tegen elkaar.